บริษัท โลติ๊ด จำกัด

ความเป็นมา

           เนื่องจากบริษัท โลติ๊ด จำกัด ได้ทำการเปิดบริษัทขึ้น เมื่อปี พ.ศ. 2555 เพื่อทำการขายสินค้าปลีก-ส่งให้แก่ลูกค้า มีจำนวนแผนกรวม 6 แผนก มีพนักงานทั้งหมด 74 คน คือแผนกการจัดซื้อ 15 คน แผนกพัสดุ 12 คน แผนกการขาย 16 คน แผนกบุคลากร 9 คน แผนกการเงิน 10 คน แผนกลูกค้าสัมพันธ์ 12 คน

ภารกิจหลักของบริษัท

1. ทำให้ลูกค้าได้ใช้สินค้าที่ดีที่สุด

2. ทำให้ลูกค้าพึงพอใจในการบริการ

วัตถุประสงค์ของบริษัท

1. เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าที่มาใช้บริการ

2. เพื่อให้เป็นที่รู้จักของตลาด

3. เพื่อขยายกิจการในสาขาต่างๆ

เป้าหมายของบริษัท

                เพื่อสร้างผลกำไรให้ได้สูงสุด

แผนผังองค์กร

1. ด้านการจัดซื้อ                 ทำหน้าที่เกี่ยวกับการจัดซื้อสินค้าจากแบนด์ต่างๆ บริษัทอื่นๆ เพื่อนำมาขายในบริษัท และนำไปเก็บไว้ในด้านพัสดุ

2. ด้านพัสดุ                          ทำหน้าที่เกี่ยวกับการจัดเป็นแพ็คเกจ

3. ด้านการขาย                     ทำหน้าที่เกี่ยวกับการจัดสินค้าขึ้นชั้น จัดทำโปรโมชั่นเพื่อดึงดูดลูกค้า

4. ด้านบุคลากร                    ทำหน้าที่เกี่ยวกับการจัดหาพนักงานฝ่ายการขาย การเงิน

5. ด้านการเงิน                     ทำหน้าที่เกี่ยวกับทางด้านการเงิน ที่ลูกค้ามาใช้บริการซื้อสินค้า

6. ด้านลูกค้าสัมพันธ์          ทำหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ เพื่อเรียกลูกค้า

ความหมายของแต่ละแผนก

                ผู้บริหาร  หมายถึง  สมาชิกในองค์การที่มีหน้าที่ในการจัดสรรทรัพยากร  และประสานภารกิจของบุคคลอื่นในองค์กรให้ไปในทิศทางเดียวกัน  เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้เป็นผู้แก้ปัญหาอุปสรรค  ขจัดความยุ่งยากซับซ้อน  ด้วยการปฏิบัติตามหลักการบริหารงานที่ดี  โดยเน้นที่การวางแผน  การจัดระเบียบ  การควบคุม  การรักษาระบบ  และโครงสร้างองค์กรให้เป็นไปตามปกติ  ซึ่งมีชื่อเรียกต่าง ๆ กัน  ได้แก่ ผู้ควบคุมงาน  หัวหน้าแผนก  หัวหน้าฝ่าย  ผู้จัดการสาขา  รองประธาน  ประธานกรรมการ  กรรมการผู้จัดการ  เป็นต้น  แต่ผู้นำ  (Leader)  ให้ความสำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงมุ่งสร้างสิ่งใหม่ ๆ พัฒนาปรับเปลี่ยน มองการณ์ไกล ท้าทายสิ่งเดิม ๆ มุ่งทำในสิ่งที่ถูกต้อง และทำให้องค์กรสามารถดำเนินงานไปได้ในทิศทางที่ถูกต้อง โดยคำนึงถึงพื้นฐานความเป็นมนุษย์ คุณค่า และใส่ใจในเรื่องของอารมณ์ด้วย          

             ฝ่ายบริหาร มีหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับงานธุรการบริหารทั่วไป และงานประสานงานด้านบริการ เพื่อติดต่อประสานงานทุกฝ่ายในศูนย์ฯ และระหว่างศูนย์กับหน่วยงานต่าง ๆ

       ฝ่ายการตลาด  การกระทำกิจกรรมต่าง ๆ ในธุรกิจที่ทำให้เกิดการนำสินค้าหรือบริการจากผู้ผลิตไปสู่ผู้บริโภค หรือผู้ใช้บริการนั้น ๆ โดยได้รับความพอใจ ขณะเดียวกันก็บรรลุวัตถุประสงค์ของกิจการ

หน้าที่และปัญหาแต่ละแผนก

แผนกด้านการจัดซื้อ

                มีหน้าที่วางแผนเกี่ยวกับการจัดหาสินค้าจากบริษัทอื่นๆ เพื่อที่ลูกค้าจะสามารถซื้อของตามต้องการภายในสถานที่เดียว

ปัญหาด้านการจัดซื้อ

1. ตรวจสอบสินค้าภายในคลังได้ยากว่าสินค้าคงเหลือเท่าไร ต้องซื้อมาเพิ่มอีกเท่าไร

2. เช็คยอดการขายสินค้าได้ยาก

                      3. ราคาของวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตไม่แน่นอน

                      4.เวลาในการสั่งของสินค้าและได้รับนั้น ไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด

แผนกด้านพัสดุ

                มีหน้าที่วางแผนตรวจสอบระบบการรับสินค้าทั้งหมดทั้งจำนวนสินค้าตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไรและตรวจสอบคุณภาพของสินค้าจัดหาอะไหล่ชิ้นส่วนรถที่ดีมีคุณภาพจัดทำเอกสารเบิกจ่ายสินค้าออกบิลสินค้า

ปัญหาด้านพัสดุ

1.มีความซับซ้อนในการทำงานเรื่องการเบิกจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า

2.ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าไม่ตรงตามต้องการ

3.ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมาก

4.สินค้าเสี่ยงที่จะสูญหายหรือชำรุด

แผนกด้านการขาย

                มีหน้าที่มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อและข้อมูลการสั่งซื้ออธิบายรายละเอียดของสินค้าที่ลูกค้าสนใจ

ปัญหาด้านการขาย

1.เอกสารมีจำนวนมากทั้งเอกสารสินค้า เอกสารลูกค้า ทำให้มีปัญหาในการจัดเก็บ

2.การค้นหาเอกสารทำได้ยากเสียเวลา

3. ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก

4. ข้อมูลอาจเกิดความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้ามีหลายคนทำให้ไม่ทราบว่าจัดทำรายละเอียดลูกค้าไปแล้วหรือไม่

แผนกด้านบุคลากร

                มีหน้าที่สรรหาและจัดจ้างบุคลากร พัฒนาประเมินผลและปรับปรุงคุณภาพของบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ ตรวจเช็คเวลาเข้า-ออกของพนักงาน กำหนดค่าตอบแทนในการทำงานโดยตรงและจัดสรรผลประโยชน์โดยอ้อมให้กับบุคลากรอย่างได้มาตรฐาน จัดสวัสดิการและเงินตอบแทน

ปัญหาด้านบุคลากร

1. การสืบค้นประวัติและแก้ไขประวัติของพนักงานทำได้ยาก

2. จัดสรรเงินเดือนได้ยากเนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีเงินเดือนไม่เท่ากัน

3.ไม่สามารถรู้เวลาเข้า – ออกของพนักงานที่แท้จริง

4. ฝ่ายบุคคลจะไม่ทราบว่าพนักงานในบริษัททำงานอยู่จริงหรือไม่

แผนกด้านการเงิน

                มีหน้าที่รับผิดชอบดำเนินการด้านรับ - จ่ายเงินทุกประเภท เก็บรักษาเงิน ดำเนินการด้านภาษีต่างๆ การปิดบัญชี ตรวจและจัดทำใบสำคัญ  ใบสำคัญเงินโอน และใบแจ้งโอนบัญชี  จัดทำรายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน งบกระแสเงินสด ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบการเงิน

ปัญหาด้านการเงิน

1.  เอกสารมีจำนวนมากทำให้จัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

2.การค้นเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยาก เนื่องจากเอกสารมากทำ
                ให้เสียเวลา

3.ควบคุมรายรับ – รายจ่ายของบริษัทได้ยาก

4.เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารง่าย

แผนกด้านลูกค้าสัมพันธ์

                มีหน้าที่ศึกษางานหรือสินค้าขององค์กร นโยบาย วัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ต้องการ ทำการประชาสัมพันธ์ เพื่อให้ได้ข้อมูลมาใช้ในการวางแผนและดำเนินงานประชาสัมพันธ์ 

ประชาสัมพันธ์สร้างความเชื่อถือให้แก่บริษัทและตัวสินค้า จัดทำการประเมินความพึงพอใจ

ของลูกค้า

ปัญหาด้านลูกค้าสัมพันธ์

1. การประชาสัมพันธ์อาจทำได้ไม่ทั่วถึง

2. การประเมินความพึงพอใจของลูกค้าต้องทำด้วยตัวเอง

3.หากประชาสัมพันธ์ไม่ทราบข้อมูลของบริษัทและตัวสินค้าอาจทำให้การประชาสัมพันธ์ทำได้ไม่ดีนัก

ปัญหาระหว่างแผนก

ปัญหาระหว่างแผนกการเงินกับแผนกบุคลากร

         -       การเงินจะไม่สามารถจ่ายเงินเดือนให้พนักงานได้ หากแผนกบุคลากรไม่แจ้งให้ทราบ

ปัญหาระหว่างแผนกการเงินกับแผนกพัสดุ

              -      การเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากพัสดุไม่แจ้งยอดของบประมาณในการสั่งซื้อ

              -       ถ้าพัสดุแจ้งยอดมาไม่ถูกต้อง ทางการเงินจะผิดพลาดไปด้วย

ปัญหาระหว่างแผนกการเงินกับแผนกการขาย

               -     การเงินจะทำยอดบัญชีผิดหากการขายส่งยอดขายมาผิด

               -     การเงินจะไม่สามารถสรุปยอดเงินได้ หากการขายไม่แจ้งยอดมาให้

ปัญหาระหว่างแผนกการเงินกับแผนกลูกค้าสัมพันธ์

          -    การเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากลูกค้าสัมพันธ์ไม่แจ้งยอดของบประมาณในการประชาสัมพันธ์

ปัญหาระหว่างแผนกบุคลากรกับแผนกการเงิน

  -   บุคลากรจะได้รับเงินไม่ถูกต้อง หากการเงินจ่ายเงินมาให้ไม่ครบถ้วน

  -  จ่ายเงินเดือนไม่ตรงกับการทำงานของพนักงาน

ปัญหาระหว่างแผนกบุคลากรกับแผนกการขาย

          -      บุคลากรไม่สามารถตรวจสอบบุคคลที่มาปฏิบัติงานได้ว่าเป็นพนักงานจริงหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกลูกค้าสัมพันธ์

          -        การขายอาจจะมียอดขายต่ำ หากไม่ได้รับประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมและทั่วถึง

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกบุคลากร

           -     การขายไม่สามารถทำได้ หากไม่มีพนักงานขาย

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกการเงิน

           -    แผนกจัดซื้อไม่สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ หากไม่ได้รับเงินจากแผนกการเงิน

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกการขาย

            -     แผนกจัดซื้อจะไม่ทราบว่าสินค้าในคลังหมด หากแผนกการขายไม่แจ้งให้ทราบ

ปัญหาระหว่างแผนกพัสดุกับแผนกการเงิน

                   -      แผนกพัสดุไม่สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ หากไม่ได้รับเงินจากการเงิน

ปัญหาระหว่างแผนกพัสดุและแผนกการขาย

                   -     หากเอกสารข้อมูลในพัสดุมีมากกว่าความเป็นจริง  เมื่อฝ่ายการขายต้องการสินค้าอาจ
จะมีสินค้าไม่เพียงพอแก่การส่งขาย

ปัญหาระหว่างแผนกพัสดุกับแผนกจัดซื้อ

                   -      แผนกพัสดุจะไม่ทราบว่าสินค้าในคลังเพิ่มขึ้น หากแผนกจัดซื้อไม่แจ้งให้ทราบ

สรุปปัญหาทั้งหมด

1. เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ   

2. สิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร  เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

3. ค้นหาเอกสารได้ยาก  เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่

4. เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารง่าย

5. หากมีการทำรายการผิดพลาดจะก่อให้เกิดความเสียหาย

6.ไม่สามารถรู้เวลาเข้า – ออกของพนักงานที่แท้จริง

7. การสืบค้นประวัติและแก้ไขประวัติของพนักงานทำได้ยาก

8. การประชาสัมพันธ์อาจทำได้ไม่ทั่วถึง

9. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร

10. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าในคลังได้ยาก

11. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้

12. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ

13.พบข้อบกพร่องของชิ้นงานที่ทำ เช่น สินค้าที่ทำออกมาไม่ตรงไปตามแบบที่ลูกค้ากำหนด

14.ปริมาณและคุณภาพของสินค้าไม่ได้ตามที่กำหนด

ระบบที่จะนำมาแก้ปัญหา

1. ระบบการเงิน
                2. ระบบบุคคล
                3. ระบบจัดซื้อ
                4. ระบบพัสดุ

เกณฑ์ในการตัดสินใจ

                1. สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า

                2. สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท

                3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

                4. เน้นสินค้าที่มีมาตรฐาน

                5. เพิ่มผลกำไร

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

ขั้นตอนที่ 1  การค้นหาและเลือกสรร ระบบที่ต้องการพัฒนา

1. ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา

จากการที่ได้สำรวจปัญหาของแต่ละแผนกและปัญหาระหว่างแผนกสามารถเลือกระบบที่ต้องการพัฒนาได้  ดังนี้

1. ระบบจัดซื้อ

2. ระบบส่งเสริมการขายสินค้า

ทางบริษัทได้จัดสรรงบประมาณในการพัฒนาระบบของบริษัททั้งสิ้น 300,000 บาท 

2. จำแนกและจัดกลุ่มระบบ

ระบบทั้ง 2 ระบบ  ที่ค้นหาได้มีวัตถุประสงค์  ดังนี้

1)            ระบบจัดซื้อ

วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการเก็บข้อมูลของสินค้าที่ค้างสต๊อก เพื่อความสะดวกใน
การตรวจเช็คและการค้นหาสินค้า ทำให้รู้ว่าสินค้าของในสต๊อกมีมากน้อยเพียงใดเพียงพอ
ต่อการออกจำหน่ายหรือไม่

       2)  ระบบส่งเสริมการขายสินค้า

  วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการโฆษณาสินค้า และสร้างความสนใจให้แก่ลูกค้าที่มาเลือกดูสินค้าในบริษัท

เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 2 ระบบแล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัททั้งสิ้น  ซึ่งจำเป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยการนำ ระบบทั้ง 2 ระบบ มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถนำมาใช้งานให้บรรลุเป้าหมายสูงสุด  ของบริษัทได้ดังรายละเอียด  จากตารางต่อไปนี้

จากตาราง พบว่าแต่ละระบบสามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ทั้งหมด แต่เนื่องด้วยทางบริษัทมีงบประมาณในการพัฒนาระบบจำกัด จึงต้องนำระบบทั้ง 2 ระบบ มาพิจารณาใหม่อีกครั้ง  เพื่อที่จะดูรายละเอียดของงบประมาณ และผลประโยชน์  สามารถแสดงได้ดังตารางต่อไปนี้

จากการพิจารณาโครงการทั้ง 2  โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดของโครงการที่ต้องการพัฒนาและผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบจัดซื้อ  แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเลือกพัฒนาโครงการระบบจัดซื้อ  ซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนได้และปฎิเสธ โครงการพัฒนาระบบส่งเสริมการขายสินค้า  เนื่องจากใช้งบประมาณในการพัฒนาสูงกว่า

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบจัดซื้อมาใช้งาน

            จากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้น คือ  ทำให้สามารถตรวจสอบคุณภาพสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในคลังได้ยาก  และยังมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล และเช็คย้อนหลังได้ยาก  เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ
                1.ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
                2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
                3.นำทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

แนวทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป 

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วง  คะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้     ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วง  คะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ดี

                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วง  คะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วง  คะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ปรับปรุง

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วง  คะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์  เกณฑ์ที่ได้   ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วง  คะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้   ดี

                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วง  คะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้   พอใช้

  น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วง  คะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้   ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

            ทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

         ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 5 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 220,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตาราง  ต่อไปนี้

ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน)   ดังตารางต่อไปนี้

ตารางการเปรียบเทียบการให้คะแนนทั้งสามแนวทาง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
                ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุม
ดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

                นำระบบพัสดุใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ในการตรวจสอบสินค้าและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าและสร้างความไว้วางใจให้แก่ลูกค้าในสินค้าและบริษัทของเรา

วัตถุประสงค์

                เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และความสมัยใหม่ของระบบเพื่อนทันต่อการใช้งานรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ
ขอบเขตของระบบ 

                โครงการพัฒนาระบบจัดซื้อได้มีการจัดขึ้นโดยทีมงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบการดำเนินงานต่อไปนี้
                1.เป็นระบบที่ต้องมีความแม่นยำในการทำงาน
                2. ระบบที่มีความละเอียดแต่หาได้ง่าย
                3. มีความผิดพลาดในการทำงานให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้
                4. ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่างๆอย่างชัดเจนคบถ้วน มีความสะดวกต่อการค้นหา
                5. ระบบจะต้องมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วน และง่ายต่อการค้นหา
ปัญหาของระบบเดิม 
                1. ระบบมีการทำงานที่ซับซ้อน จึงยากต่อการตรวจสอบ
                2. ข้อมูลของระบบมีการขาดหายไปบ้างในบางส่วน
                3. บิลรายการสินค้าตรวจสอบได้ยาก
                4. สินค้าตกหล่น สินค้ามาไม่ครบตามจำรวนที่สั่ง
                5. เอกสารการเบิกจ่าย เงิน หรือ อุปกรณ์มีปัญหา
                6. ข้อมูลของระบบมีจำนวนมาก จึงยากต่อการค้นหา

  7. มีความซับซ้อนในการทำงานเรื่องการเบิกจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า

ความต้องการของระบบใหม่ 

1. มีการจักระบบให้เป็นหมวดหมู่ ค้นหาง่ายมากขึ้น
2. มีจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญ ไม่เก็บข้อมูลขยะไว้เพื่อมีพื้นที่ในการเก็บข้อมูลได้มากขึ้น
3. มีการจับเก็บบิลสินค้ารายการต่างๆไว้อย่างดี

4. แยกสินค้าตามประเภทสินค้าเพื่อง่ายต่อการค้าหาและการเช็ค
5. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1. ลดระยะเวลาในการทำงาน

2. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน
3. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น
4. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
5. ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน
6. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ถูกต้องทำให้การสั่งซื้อและขายสินค้าไม่มีปัญหา

แนวทางในการพัฒนา
                ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบจดซื้อเพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอนดังนี้
                1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

                2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

                3. การวิเคราะห์ระบบ

                4. การออกแบบเชิงตรรกะ

                5. การออกแบบเชิงกายภาพ

                6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่  1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

               เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกว่าระบบเดิม ในเรื่องการเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูล หรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด และความรวดเร็วในการทำงานของบริษัท
                 ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท โลติ๊ด จำกัด ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
               1.ระบบการเงิน

2.ระบบบุคลากร

3.ระบบจัดซื้อ

4.ระบบพัสดุ

ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
                1. เริ่มต้นทำโครงการ ศึกษาระบบการทำงานของระบบเดิมดูก่อน เพื่อดูขั้นตอนการทำงาน หรือหาข้อผิดพลาดของระบบ
                2. กำหนดวัตถุประสงค์ในการนำระบบใหม่มาใช้
                3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์

                1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไร และเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบพัสดุ

                2.การรวบรวมความต้องการเปลี่ยนแปลงของระบบใหม่ จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานผู้ใช้ระบบ หรือ ผู้ทดสอบระบบ

                3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ
                 เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่  5  การออกแบบเชิงกายภาพ
                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น และมีความรวดเร็ว  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ
          ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยากไปหน่อย  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
                1. เขียนโปรแกรม
                2. ทดสอบโปรแกรม
                3. ติดตั้งระบบ
                4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

 ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ

                อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบพัสดุ มีดังต่อไปนี้
               1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
               2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

               3.ประมาณการใช้งบประมาณ

               4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน
1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

                ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

                - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

               - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
                1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 25 เครื่อง
                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 10 เครื่อง

                4. อุปกรณ์ต่อพวง 10 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

                นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                          170,000  บาท

2.พนักงาน

                ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                         1,200     บาท

                วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                                   1,000     บาท

3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

                เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                     56,000  บาท     

                อื่นๆ                                                                                                    10,000  บาท
4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

                ค่าบำรุงระบบ                                                                                  35,000    บาท
                จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                    2,500      บาท

                รวม                                                                                                 275,700 บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

                ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบจัดซื้อ ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 5 เดือน นับตั้งแต่ เดือน กุมภาพันธ์ –มิถุนายน 2556 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด 

ระยะเวลาดำเนินงาน 

 - จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง

 - เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์
                - หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น  เท่า

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
           จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบพัสดุอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้าเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้
1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
                ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Software และHardware ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่

- โปรแกรม Microsoft Office 2010

- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า
2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
                ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้
3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา
                ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 3 เดือน

ตั้งแต่เดือนเมษายน – เดือนเมษายน 2556 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ 

การกำหนดความต้องการของระบบ

                เมื่อโครงการพัฒนาระบบพัสดุได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

1. ออกแบบสอบถาม

             บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกการเงิน”,“ผู้จัดการแผนกบุคลากร”,“ผู้จัดการแผนกการขาย”,“ผู้จัดการแผนกลูกค้าสัมพันธ์”,“ผู้จัดการแผนกพัสดุ” และ “ผู้จัดการแผนกจัดซื้อ”ในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาระบบ เนื่องจากทางทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลเหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 6  แผนกนี้ เนื่องจาก 6 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบพัสดุอย่างมาก

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
                จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
                1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
                2. ความต้องการในระบบใหม่ 
1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม 
                ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN และ Wi-Fi ประกอบด้วย
                1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2003
                1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 25 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 (จำนวน 20 เครื่อง) Windows XP (จำนวน 5 เครื่อง) และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2007 และซอฟแวร์สำเร็จรูป
             

             - แผนกการเงิน ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Acc Star และใช้Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า
             - แผนกฝ่ายบุคลากร ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

- แผนกการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน
                - แผนกลูกค้าสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

                - แผนกพัสดุใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบคลังสินค้า
                - แผนกจัดซื้อ ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการสั่งซื้อสินค้า               

   1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 2 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่ายเอกสาร 2 เครื่อง

                1.4  อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 4 ชุด

2. ความต้องการของระบบใหม่       
                1. สามารถตรวจสอบสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำพร้อมทั้งต้องบอกได้ว่าผู้สั่งสินค้า ผู้เบิกจ่ายสินค้าคือใคร
                2. ระบบสามารถประเมินยอดของสินค้าได้ว่าต้องสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเท่าใด อะไรบ้าง โดยดูจากจำนวนสินค้าคงเหลือในคลัง
                3. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน
                4. สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและน่าเชื่อถือ

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่
                 จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้
                1. สามารถตรวจสอบสินค้าในคลังได้รวดเร็วและถูกต้อง

                2. ตรวจเช็คการสั่งซื้อ การเบิกจ่ายได้และเช็คบิลสินค้าได้ถูกต้อง

                3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

                4. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

                5. ทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่มีความซับซ้อน

                6. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

                7. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบดังนี้

1. ระบบการเงิน        
                เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการเงินของบริษัททั้งหมด รวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลการเงินของบัญชีทั้งหมด ระบบจะช่วยไม่ให้การทำงานซับซ้อน ช่วยควบคุมรายรับ - รายจ่ายของบริษัท ค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแน่นอน อีกทั้งระบบมีการจัดระเบียบของข้อมูล
2. ระบบพัสดุ

                เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้ารวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าว่าสินค้าประเภทไหนเหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่จะได้ทำการสั่งซื้อสินค้าเหล่านั้นมาเก็บไว้ในคลังสินค้าเพื่อไม่ให้เกิดการขาดแคลน และการตรวจสอบสินค้าก่อนจะส่งให้กับลูกค้าที่สั่งจองสินค้าไว้ว่าตรงตามความต้องการของลูกค้าที่สั่งและจองไว้รึป่าว

3. ระบบการขาย

                เป็นระบบที่ช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นและกระตุ้นการตลาดทำให้เกิดความรวดเร็วในการขาย ลูกค้าสามารถดูสินค้า,สั่งสินค้าได้สะดวกและง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

                จาการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) ดังนี้

อธิบาย Context Diagram

พนักงาน               - พนักงานจัดรายการสินค้าให้แก่ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด

                                - ระบบ  บริษัท โลติ๊ด จำกัด ส่งข้อมูลลูกค้าให้แก่พนักงาน

                                - ระบบ  บริษัท โลติ๊ด จำกัด ส่งข้อมูลสินค้าให้แก่พนักงาน

                                - ระบบ  บริษัท โลติ๊ด จำกัด ส่งข้อมูลการชำระเงินให้แก่พนักงาน

ลูกค้า                      - ลูกค้าส่งข้อมูลลูกค้าชำระค่าสินค่าให้แก่ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด

                                - ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด ออกราคาสินค้าให้แก่ลูกค้า

                                - ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด ส่งรายการสินค้าให้แก่ลูกค้า

                                - ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด ออกใบเสร็จให้แก่ลูกค้า

ผู้จัดการ                 - ผู้จัดการ ขอดูรายงานสรุป ให้แก่ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด

                                - ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด พิมพ์รายงานสรุปให้แก่ผู้จัดการ

ประชาสัมพันธ์    - ประชาสัมพันธ์ จัดทำโปรโมชั่นสินค้าให้แก่ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด

                                - ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด จัดหาสินค้าโปรโมชั่นให้แก่ระชาสัมพันธ์

อธิบาย Level 0

                เมื่อมาอีกระดับหนึ่งแล้ว ให้ทราบถึงการทำงานในระบบต่างๆอีก แต่แยกย่อยออกมาเป็น 3 ระบบ

ระบบสินค้า         

พนักงาน               - พนักงานจัดรายการสินค้าให้แก่ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด

                                - ระบบ  บริษัท โลติ๊ด จำกัด ส่งข้อมูลสินค้าให้แก่พนักงาน

                                - ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด ออกราคาสินค้าให้แก่ลูกค้า

                                - ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด ส่งรายการสินค้าให้แก่ลูกค้า

ผู้จัดการ                 - ผู้จัดการ ขอดูรายงานสรุป ให้แก่ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด

                                - ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด พิมพ์รายงานสรุปให้แก่ผู้จัดการ

ประชาสัมพันธ์    - ประชาสัมพันธ์ จัดทำโปรโมชั่นสินค้าให้แก่ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด

                                - ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด จัดหาสินค้าโปรโมชั่นให้แก่ระชาสัมพันธ์

ระบบลูกค้า

พนักงาน               - ระบบ  บริษัท โลติ๊ด จำกัด ส่งข้อมูลลูกค้าให้แก่พนักงาน

ลูกค้า                      - ลูกค้าส่งข้อมูลลูกค้าชำระค่าสินค่าให้แก่ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด

ผู้จัดการ                 - ผู้จัดการ ขอดูรายงานสรุป ให้แก่ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด

                                - ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด พิมพ์รายงานสรุปให้แก่ผู้จัดการ

ระบบชำระเงิน

พนักงาน               - ระบบ  บริษัท โลติ๊ด จำกัด ส่งข้อมูลการชำระเงินให้แก่พนักงาน

ลูกค้า                      - ลูกค้าส่งข้อมูลลูกค้าชำระค่าสินค่าให้แก่ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด

                                - ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด ออกใบเสร็จให้แก่ลูกค้า

ผู้จัดการ                 - ผู้จัดการ ขอดูรายงานสรุป ให้แก่ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด

                                - ระบบ บริษัท โลติ๊ด จำกัด พิมพ์รายงานสรุปให้แก่ผู้จัดการ

อธิบาย Level 1 - ระบบสินค้า

                เมื่อมาถึงอีกระดับหนึ่งจะทำการเข้าที่ระบบสินค้า เมื่อเข้ามาในระบบนี้

พนักงาน               - พนักงานจะมีการจัดรายการสินค้า รายการสินค้าจะถูกเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูล รายการสินค้า

                                - แฟ้มข้อมูล รายการสินค้า จะถูกแสดงข้อมูลสินค้า กลับไปให้พนักงาน

ลูกค้า                      - แฟ้มข้อมูล รายการสินค้า จะถูกแสดงไปที่ราคาสินค้า แล้วออกราคาสินค้าไปให้ลูกค้า

                                - แฟ้มข้อมูล รายการสินค้า จะแสดงรายการสินค้าไปให้ลูกค้า

ผู้จัดการ                 - ผู้จัดการ สามารถขอดูรายงานสรุปได้ รายงานสรุปจะไปเข้าไปดูในแฟ้มข้อมูล รายการสินค้า

                                - แฟ้มข้อมูล รายการสินค้า จะพิมพ์รายงานสรุปให้ผู้จัดการ

ประชาสัมพันธ์   - แฟ้มข้อมูล รายการสินค้า จะจัดหาสินค้าโปรโมชั่นให้ประชาสัมพันธ์

                                - ประชาสัมพันธ์ จะทำการจัดสินค้าโปรโมชั่น ไปให้แฟ้มข้อมูล รายการสินค้า

อธิบาย Level 1 – ระบบลูกค้า

ลูกค้า                      - ลูกค้าจะส่งข้อมูลลูกค้า มาเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูล ข้อมูลลูกค้า

                                - แฟ้มข้อมูล ข้อมูลลูกค้าจะส่งข้อมูลลูกค้า ไปให้พนักงาน

ผู้จัดการ                 - ผู้จัดการ สามารถขอดูรายงานสรุปได้ รายงานสรุปจะไปเข้าไปดูในแฟ้มข้อมูล ข้อมูลลูกค้า

                                - แฟ้มข้อมูล ข้อมูลลูกค้าจะพิมพ์รายงานสรุปให้ผู้จัดการ

อธิบาย Level 1 – ระบบชำระเงิน

ลูกค้า                      - ลูกค้า จะชำระค่าสินค้า สามารถเลือกชำระได้ 2 วิธี 1.ชำระค่าสินค่าด้วยบัตรเครดิต 2.ชำระค่าสินค้าด้วยเงินสด เมื่อเลือกวิธีที่จะชำระค่าสินค้าแล้ว จะถูกส่งไปที่ข้อมูลการชำระเงิน

                                - ข้อมูลการชำระเงิน จะออกใบเสร็จให้แก่ลูกค้า

พนักงาน               - ข้อมูลการชำระเงิน จะถูกส่งไปให้แก่พนักงาน

ผู้จัดการ                 - ผู้จัดการ สามารถขอดูรายงานสรุปได้ รายงานสรุปจะไปเข้าไปดูในแฟ้มข้อมูล ข้อมูลการชำระเงิน

                                - แฟ้มข้อมูล ข้อมูลการชำระเงิน จะพิมพ์รายงานสรุปให้ผู้จัดการ

ขั้นตอนที่ 5 

การออกแบบ User Interface

                 บริษัท โลติ๊ด จำกัด มีระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ใช้ในการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร ดังนั้น

ในการออกแบบระบบการทำงานของบริษัท จึงต้องมีระบบ ดังนี้  ระบบการขาย  ระบบพัสดุ และระบบ

จัดซื้อ สำหรับแผนกจัดซื้อนั้นจะต้องมีการพิมพ์รายการที่ต้องการซื้อออกมา เพื่อความสะดวกในการ

ตรวจสอบข้อมูล 

                  บริษัท โลติ๊ด จำกัด  เป็นบริษัทขนาดใหญ่มีหลายแผนกสามารถเข้ามาใช้งานได้ โดยการ

ทำงานแบ่งเป็นระบบย่อย ดังนี้
             

   1. ระบบการขาย จะมีระบบย่อยในการตรวจเช็คสินค้า เพื่อดูว่ายังมีสินค้าอะไรคงเหลืออยู่บ้าง และ

สามารถนำออกมาจำหน่ายได้   

  2. ระบบพัสดุ  จะมีระบบย่อยในการตรวจเช็คสินค้าในคลัง ว่ายังคงมีสินค้าอะไรคงเหลืออยู่บ้าง

และสินค้าอะไรที่กำลังจะหมดจะได้ส่งรายการไปให้ระบบสั่งซื้อ

 3. ระบบจัดซื้อ เป็นระบบที่สามารถตรวจดูข้อมูลได้ สามารถตรวจสอบข้อมูลของสินค้า

จำนวนสินค้าในคลังสินค้า ตรวจสอบความถูกต้อง ตรวจสอบคุณภาพสินค้า และข้อมูลการรับ-การสั่ง

สินค้า สามารถตรวจสอบสินค้าได้ทันที

                   ขั้นตอนสุดท้ายจะเป็นการพิมพ์ใบสั่งซื้อ โดยการสั่งซื้อสินค้าแต่ละครั้งจะต้องพิมพ์รายการ

สินค้าที่สั่ง ออกมาทุกครั้ง แล้วทำการเก็บรวบรวมรายการสินค้าที่สั่งทั้งหมดในแต่ละวันไว้

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

             ทีมงานได้จัดทำคู่มือและเอกสารการใช้โปรแกรมของระบบตรวจเช็คสินค้าเพื่อให้ผู้ใช้ระบบ

สามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมได้มากยิงขึ้น โดยมีรายละเอียดดังนี้

           1. แนะนำโปรแกรมคลังสินค้า เป็นระบบที่สามารถทำงานได้หลายหน้าที่และมีระบบย่อยทั้งหมด 3 ระบบได้แก่

                           1.1 ระบบพัสดุ เป็นระบบที่สามารถตรวจเช็คสินค้าในคลังได้ สั่งซื่อสินค้า เพื่อดูว่ามีการสั่งซื้อสินค้าอะไรบ้าง แล้วตรวจรับสินค้า ชำระเงินต่อไป

                           1.2 ระบบการขาย เป็นระบบการขายสินค้าสามารถตรวจสอบสินค้าที่บริษัทจะออกจำหน่ายยังสามารถบอกรายละเอียดแก่ลูกค้า สามรถคำนวณราคาสินค้า และออกใบเสร็จให้กับลูกค้า

                          1.3 ระบบการเงิน แยกประเภท จัดทำบัญชีที่ เป็นรายรับ-รายจ่าย ของบริษัท และจัดทำรายการสินค้าที่ฝ่ายขายเบิกไปจำหน่าย 

ขั้นตอนที่ 7

ซ่อมบำรุง

                  การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแล

ของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการ

ซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว